こんにちは！総務の水谷和美です。今回の記事は私が担当します。ITエンジニア集団のユーワークスですが、私は昨年夏から総務部社員として登用されました。その理由は、会社の組織規模拡大に伴い、社内の管理業務が増加し、これまでのようにITエンジニアの皆さんが管理業務を兼務する運用では非効率な面が出てきたためです。私の社内での役割はITエンジニアの皆さんが本業であるシステム開発に集中できる環境を作ることです。日常的な事務のほか、合理的で働きやすい仕組みづくりやイベントの企画などを通じ、会社に貢献できるよう日々がんばっています。では、私が9月に携わった主な仕事をご覧ください。

社内情報共有Wikiの整備

「社内情報共有Wiki」とは、ユーワークスの社内で情報共有のため利用しているWikipedia風の情報共有システム。社員が自由に情報を書き込むことができるシステムですが、今までは業務レベルで充分に活用されていませんでした。これを、本格的に業務に役立つ情報共有ツールに改善するための取り組みを、私が中心に行っています。

このプロジェクトは、8月に私が「新入社員受け入れチェックリスト」を作成したことがきっかけで始まりました。このチェックリストは、新入社員が入社した際に必要な諸手続き、備品購入等を確実に行うためにまとめたもの。これまでユーワークスでは、社員が入社する度に各部署のチームリーダーが個別に手続きを行っていたのですが、社員が増加するにつれて、この方法では必要事項の見落としなどが起こりやすくなってきました。そこで、チェックリストを作成して新入社員の受け入れを合理化しました。

新入社員受け入れチェックリストは無事に完成し、10月1日から正式に運用が開始。引き続き、このチェックリストをより効果的に共有するため、社内情報共有Wikiを活用することが決まりました。今後は社内情報共有Wikiでさらに幅広い有益な情報を共有し、全社員に活用してもらえるようにしたいと考えています。

東京オフィスのレイアウト変更

10月1日に新メンバーが入社するのに合わせ、東京オフィスのレイアウトを大幅に変更しました。主な目的は、「今後の社員増員に備えてデスクを増やすこと」と、「事業部間のコミュニケーションが図りやすい一体感のあるオフィス環境にすること」。私はこのレイアウトを「3Dオフィスデザイナー」というソフトウェアを使って図面を作成しました。また、作業の流れをあらかじめまとめて周知しておいたことが功を奏し、当日のレイアウト変更はスムーズに完了。しっかり準備をしておいて良かったと思いました。

社内イベント（もんじゃ焼き会）を企画しました！

前述のレイアウト変更の日の夜に、社員懇親会ということでみんなでもんじゃ焼きを食べに行きました。この懇親会の企画を私が担当しました。従来、ユーワークスではあまり意識的にイベントを開催することはなかったのですが、ここ数年急激に社員が増え、事業領域も広がったため、日常業務の中で接する機会のない人たちも出てくるようになりました。そこで、今後は積極的に社員同士の交流の機会を作ることになり、今回のイベント開催が決まった次第です。

もんじゃ焼きを選んだのは、私が久しぶりにもんじゃ焼きを食べたかったという事情もありますが（笑）、ただ食べるだけの料理より、みんなで一緒に作ることを楽しめる料理のほうが親睦を深めやすいと考えたからです。また、普段話したことがない人たち同士が話しやすいよう座席を指定したり、話すきっかけができるように自己紹介内容をこちらで考えるなどの工夫も行いました。その結果、予想以上にたくさんの人が参加し大盛況に！　今後も折を見て楽しいイベントを企画したいと思います。